إدارة المخاطر فى المنظمات التطوعية

5- سلسلة نحو إدارة عمل تطوعى متميز

 

مقدمة

مع بداية القرن التاسع عشر ظهر إهتمام العالم بإدارة المخاطر كتخصص مهم يساعد الإدارات التنفيذية في المشاريع الصناعية على مواجهة المخاطر المحتملة ويرشدها لتعامل معها أو تجنبها بإحترافية.

بدأ علم إدارة المخاطر يتطور شيئاً فشيئاً حتى شمل المنظمات الربحية والغير الربحية في مختلف المجالات ، وأصبح من مقومات الحوكمة والإدارة الرشيدة وجود نظام لإدارة المخاطر.

ولقد بادرت العديد من الدول المتقدمة في تنظيم نشاط المنظمات التطوعية من خلال إصدار السياسات والأدلة الإرشادية والمعايير لتحقيق مفهوم الادارة الرشيدة والتى منها (إدارة المخاطر) في المنظمات التطوعية، لما لهذه المنظمات من دور تنموي وحيوي في بناء  المجتمعات.

ماذا تعني المخاطرة في المنظمة التطوعية؟
	*	هي إمكانية حدوث شيئاً ما أو حدثاً ما يؤثر على المنظمة التطوعية بالنواحي التالية :-
	-	الناحية التشغيلية للمنظمة التطوعية.
	-	على تحقيق رسالة وأهداف المنظمة التطوعية.
	-	توقعات المتعاملين مع المنظمة التطوعية (المستفيدين – الداعمين – المتبرعين .... الخ).

 

ماذا تعني إدارة المخاطر في المنظمة التطوعية؟
	*	هي مجموعة من الإجراءات التي تقوم بها المنظمة التطوعية تمكنها من التعرف على المخاطر التي تواجهها ، بحيث تقوم بتحليها بهدف إيجاد الحل المناسب الذي يزيل تلك المخاطر أو يقلل من آثرها.

 

أهمية إدارة المخاطر في المنظمة التطوعية
	-	لحماية المنظمة التطوعية وأنشطتها.
	-	لحماية المستفيدين من المنظمة التطوعية.
	-	لحماية العاملين في المنظمة التطوعية سواء كانوا (موظفين أم متطوعين).
	-	لتأكد من توفر المصادر المالية التي تدعم أنشطة المنظمة التطوعية وإيجاد البدائل المناسبة فى حال شح المصادر المالية.
	-	لزيادة فاعلية المنظمة التطوعية من خلال تطبيق قواعد الإدارة الرشيدة التي تمكنها من معرفة جوانب القوة والضعف في المنظمة.

 

ماهى خطوات عملية إدارة المخاطر فى المنظمة التطوعية؟
		تمر عملية إدارة المخاطر بعدة مراحل  وهى على النحو التالي:-

 

1-   مرحلة التحضير:
		وفي هذه المرحلة يتم تحديد السياسات والإجراءات ونطاق العمل والأسلوب الذي سيستخدم في تقييم المخاطر ، لذا على إدارة المنظمة التطوعية أن تولي إهتماماً خاصاً لهذه المرحلة فهي مرحلة التأسيس لوحدة إدارة المخاطر في المنظمة.

 

2-   تحديد المخاطر:
		في هذه المرحلة يتم التعرف على المخاطر ذات الأهمية ، وهناك عدة خطوات للتعرف على المخاطر منها.
2-1 تحديد المخاطر المعتمدة على أهداف المنظمة:
	-		أي يتم استعراض أهداف المنظمة التطوعية وحصر الأحداث التي قد تعترض الأهداف وتعيق تحقيقها
2-2 تحديد المخاطر المعتمدة على سيناريوهات:
	-		أي يتم خلق سيناريوهات مختلفة ومن ثم   تحليل المخاطر المترتبه عليها وتحليلها.
2-3 أن تحدد المخاطر بناء على تصنيف معتمد:
	-		أي أن يكون هناك معايير واضحة لتصنيف مخاطر المنظمات التطوعية ، ولقد وجدت ذلك في العديد من الأدلة الإرشادية لعمل المنظمات التطوعية مثل المنظمات الكندية والإنكليزية.

 

3-    مرحلة تقييم المخاطر:
	-		وفي هذه المرحلة تُقيم المخاطر التي تم تحديدها في المرحلة السابقة من حيث شدتها في إحداث االضرر ومن حيث احتمالية حدوثها وهناك عدة نماذج يمكن استخدامها في ذلك.
4-   مرحلة التعامل مع المخاطر:
		-		فبعد التعرف على المخاطر وتصنيفها فإن إستراتيجيات التعامل مع المخاطر التي تهدد المنظمة التطوعية تقع ضمن واحدة أو أكثر من المجموعات الرئيسية التالية :-
أ‌-      نقل المخاطرة:
		-		في بعض الأنشطة والفعاليات التي تقوم بها المنظمة التطوعية ، تحمل في طياتها بعض المخاطر التى تفوق قدرة المنظمة فحينها على المنظمة التطوعية أن تنقل المخاطرة فمثال ذلك :
مثال 1:		-		قد لا يكون للمنظمة التطوعية الإمكانيات المادية والبشرية الكافية لعمل ذلك النشاط التطوعي وتحمل مخاطره حينها قد تلجأ المنظمة بالتنسيق مع منظمات تطوعية أكبر للقيام بتلك المهمة التطوعية أو ذلك النشاط التطوعي .
مثال 2 :		-		قد تقوم بعض المنظمات التطوعية بنقل مواد غذائية وطبية بكميات كبيرة إلى المتضررين عبر قوافل برية أو ناقلات بحرية أو جوية وهناك احتمالية أن لا تصل تلك المساعدات ، حينها على المنظمة أن تقوم بعمل بوليصة تأمين على قوافلها لنقل تلك المخاطرة.
ب‌-   تجنب المخاطرة
		-		أي تتجنب المنظمة التطوعية الأنشطة التي تؤدي إلى حدوث خطر ما ، إن التجنب قد يكون حلاً مناسباً لجميع المخاطر ولكن المبالغة باستخدامه سيمنع المنظمة التطوعية من أداء دورها ورسالتها.
ج‌-   تقليص المخاطرة
		-		أي أن تسعى المنظمة التطوعية إلى تقليص إمكانية المخاطرة عن طريق الاحترافية في إدارة أنشطة المنظمة من خلال عدة أمور منها على سبيل المثال:-
				-   وجود سياسات وإجراءات واضحة للممارسات الإدارية للمنظمة.
				-   تدريب الموظفين على مهامهم التطوعية باحترافية -   – إيجاد خطط بديلة فى حال وقوع المخاطرة
د- قبول المخاطرة
		-		أن يكون للمنظمة التطوعية القدرة على قبول المخاطرة مقابل النتائج المرجوة الإيجابية التى ستحقق لها  من خلال الأنشطة والفعاليات  التى ستقوم بها وعادة ما تكون تلك المخاطر صغيرة نوعاً ما ويمكن تحملها.
5-   مرحلة تحديد الخطة التى ستتبع لمواجهة المخاطر
		-		بعد معرفة المخاطر و تقييمها ومعرفة كيفية التعامل ،على إدارة المنظمة التطوعية أن تضع خطة واضحة تبين فيها مجموعة الخيارات التي ستتبعها للتعامل مع المخاطر المحتملة .
6-   مرحلة (المراجعة الدورية للمخاطر وتقييمها)
		-		على إدارة المنظمة التطوعية أن تُحدث بشكل دورى  نتائج عملية تحليل المخاطر وطرق إدارتها ، ومراجعة خطة المخاطر بناء على نتائج  ذلك التحديث  .

 

أنواع المخاطر

لعل هذه الفقرة يجب أن تكون  ضمن مرحلة تحديد المخاطر، و لكن أثرت ذكرها  بعنوان منفصل  حيث إن هناك عدة تصنيفات للمخاطر التي قد تتعرض لها المنظمة التطوعية.

فحسب تقرير منظمة (Volunteer now -UK) فإن المخاطر التي لها علاقة بالمنظمة التطوعية  تصنف على النحو التالي:

1-   مخاطر ذات صلة بالمنظمة التطوعية	أي طبيعة تلك المخاطر متعلقة بالمنظمة التطوعية و مثال ذلك :   -   تضرر سمعة المنظمة سلباً في المحيط الذي تعمل فيه أثر بعض الظروف . -   تصريح إعلامى لأحد الممثلين للمنظمة التطوعية يكون له أثر سلبى على نشاط المنظمة وسمعتها
2-   مخاطر ذات صلة بالمستفيدين من خدمات المنظمة التطوعية	وهذه المخاطر متعلقة بالخدمات التي تقدمها المنظمة التطوعية للمستفيدين ومثال ذلك -   أحد المنظمات التطوعية المعنية بتربية النشئ، قد لا تحسن اختيار الموجهين الأكفاء مما قد يترتب عليه ضرر أخلاقي أو سلوكي على المستفيدين من النشء.
3-   مخاطر ذات صلة بالمتطوعين والعاملين بالمنظمة التطوعية	و هذه المخاطر ذات علاقة بالموارد البشرية ،وهم العاملون والمتطوعون بالمنظمة حيث إنهم رأس المال البشرى الذى يدير انشطة المنظمة  ومثال ذلك. -   إنه لا يوجد للمنظمة التطوعية سياسات و إجراءات لحماية و دعم العاملين و المتطوعين في المنظمة. -   أنه لايوجد خطة تدريب واضحة للمنظمة إتجاه العاملين والمتطوعين .
4-   مخاطر ذات صلة بعلاقة المتطوعين بعضهم ببعض داخل المنظمة  التطوعية	و هذه المخاطر طبيعتها إنها تصدر من المتطوعين أو العاملين بالمنظمة مما يسبب خطر على المنظمة مثال ذلك:- -   أن يتجاوز المتطوعون الصلاحيات المحددة لهم من قبل المنظمة التطوعية مما يسبب ضرر على بعض المتطوعين الاخرين . -    سوء أداء المتطوعين للمهام التى توكل لهم قد مما يسبب عزوف للمتطوعين عن الاستمرار في العمل بالمنظمة التطوعية مما يربك نشاط المنظمة.

 

و قد نشرت الحكومة البريطانية في موقعها على الإنترنت أحد الدراسات الإرشادية في  تصنيف المخاطر فى المنظمات الخيرية وهى على النحو التالي:-

 

1- مخاطر ذات علاقة بالإدارة الرشيدة  للمنظمة التطوعية	وهذا النوع من المخاطر متعلق بمدى التزام بأسلوب الإدارة الرشيدة في إدارة المنظمة ومن أمثلة ذلك: -   لا يوجد هيكل إدارى ومسئوليات واضحة للمسئولين والعاملين بالمنظمة. -   هناك تضارب في المصالح تشوب تعامل العاملين بالمنظمة.
2-  مخاطر ذات علاقة بالنشاط التشغيلي للمنظمة التطوعية	وهذه المخاطر لها علاقة بالنشاط التشغيلي للمنظمة التطوعية ومثال ذلك : -         ضعف في إدارة أنشطة المنظمة التطوعية. -   ضعف في تدريب المتطوعين واستقطاب الكفاءات.
3- مخاطر ذات علاقة بالجانب المالي في المنظمة التطوعية	وهذه المخاطر لها علاقة بالأمور المالية في المنظمة وكيفية إدارتها ومثال ذلك : -   عدم وجود مصادر مالية لدعم نشاط المنظمة التطوعية . -   عدم الكفاءة في الإدارة المالية في المنظمة التطوعية.
4- مخاطر خارجية ذات علاقة بالمنظمة التطوعية	وطبيعة هذه المخاطر أنها خارج كيان المنظمة ولكنها تؤثر على عمل المنظمة ومثال ذلك : -   تغيير في القوانين الحكومية اتجاه المنظمات التطوعية . -   حملة إعلامية ضد أنشطة المنظمة التطوعية مما يسئ لسمعتها.
5- مخاطر ذات علاقة بالالتزام بالقوانين والأنظمة	وهذه المخاطر ذات علاقة بمدى التزام المنظمة التطوعية بالقوانين والأنظمة بالدولة التي تعمل فيها ومثال ذلك : -   أن لا يكون للمنظمة إطلاع تام على  القوانين التي تنظم عمل المنظمات التطوعية في الدولة التي تعمل بها. -   أن تكون هنالك مخالفة فى ممارسات المنظمة التطوعية للقوانين واللوائح المنظمة لعمل المنظمات التطوعية.

 

** ختاماً :

ماتم ذكره هو صورة موجزه لأهمية إدارة المخاطر في المنظمات التطوعية وإرشادات مبدئية للمهتمين بالعمل التطوعي لكي يستخدموها في تفعيل إدارة المخاطر في المنظمات والفرق التطوعية التى يعملون بها.

 

د.عمر سالم المطوع

 

References :

ا

- RISK ASSESSMENT&VOLUNTEERS prepared by( Volunteer now-Uk)-Marh 2011

- Running the risk ? risk management tool for volunteer involving organizations issued by (volunteering Australia Inc )2003

- charities and risk management issued by (charity commission-UK)